Come Organizzare La Giornata: 5 Passaggi Per Farlo Al Meglio

Organizzare la giornata è una delle task più importanti a cui prestare attenzione per non rimanere sopraffatto dai tuoi impegni e doveri quotidiani. Quante volte ti è capitato di arrivare a fine giornata esausto e senza forze, consapevole di non aver terminato ciò che ti eri prefissato? Conosco quella sensazione.. Non è per nulla appagante e vieni travolto dai sensi di colpa.

Quando ti poni ambizioni elevate, ma anche quando semplicemente vorresti riuscire ad affrontare con successo ogni sfida quotidiana, la pianificazione è tutto. Una cattiva gestione del tempo, oltre a portarti scarsi risultati ed emozioni negative quotidiane, vanifica anche i tuoi sforzi sul medio e lungo termine.

Perché Devi Organizzare la Giornata

Come ti spiegavo nell’articolo “obiettivi a lungo termine: una missione di vita”, i tuoi obiettivi a lungo termine passano necessariamente da una accurata pianificazione settimanale e giornaliera. Quello che fai quotidianamente, e come lo fai, determinerà la persona e i risultati che otterrai tra 10 anni.

Il seme piantato quotidianamente ti permetterà di ottenere una foresta rigogliosa tra qualche anno, questo è il potere delle abitudini. Ma se i buoni propositi vengono lasciati sulla carta, non seminerai un bel nulla.

Non saper organizzare la giornata in maniera ottimale ti farà ritardare nel raggiungimento dei risultati sperati nel migliore delle ipotesi; nella peggiore, non te li farà proprio ottenere.

Cosa Significa Organizzare la Giornata

Pianificare la giornata significa avere consapevolezza, in anticipo rispetto al momento in cui devi attuare una determinata azione, di tutti i compiti che ti spettano. La capacità di pianificare è un “must” per chi, come te, desidera il meglio dalla vita e soprattutto, per raggiungerlo, vuole ridurre al minimo stress e ansia.

Se ti stai chiedendo come essere più produttivo durante le tue giornate, ti consiglio di leggere l’articolo. Ne abbiamo parlato nello specifico.

L’obiettivo che mi sono posto con questo articolo è quello di proporti 5 passaggi pratici e semplici (ma non banali) per aiutarti a pianificare al meglio la tua giornata.

Quello che farò è suggerirti passo dopo passo delle strategie che ti possano essere di supporto quando devi organizzare la tua giornata, al fine di non rimanere bloccato in una o più attività ed evitare di non ultimare quello che ti sei prefissato. Lo scopo è quello di creare un piano giornaliero realistico, che ti permetta di arrivare a sera appagato, privo di ansia e stress.

Cominciamo.

Organizzare la Giornata la Sera Prima

Organizzare la giornata è un’attività che deve risultare semplice, veloce, ma non frettolosa. Negli anni, mi ero abituato a pianificare la giornata la mattina stessa. Pensavo fosse la soluzione migliore, probabilmente perché la visualizzavo come attività che deve essere vicina, in termini temporali, ai compiti che mi apprestavo a svolgere.

Nulla di meno sensato. La vera svolta, che ha funzionato per me e sono sicuro ti sarà di grande aiuto, è organizzare la giornata la sera prima. Credo vi siano diversi motivi, ma quelli che mi stanno più a cuore sono i seguenti:

Elimina l’ansia da prestazione

A fine giornata, ti lasci tutto alle spalle e guardi avanti con maggiore consapevolezza; di fatto, sei notevolmente più rilassato avendo fatto il tuo dovere le ore precedenti. Se pianifichi al mattino, sei maggiormente condizionato dalla fretta di iniziare e potresti commettere errori.

Maggiore controllo sulle attività

Ti è mai capitato di affrontare la tua giornata con la sensazione di aver dimenticato qualcosa? Anche a me. E indovina? Effettivamente, mi ero dimenticato qualcosa. Organizzare la giornata la sera prima ti permette di ragionare con relativa serenità, evitando di perderti i pezzi per strada.

Inizi la giornata ancora prima di svegliarti

Proprio così: andare a letto avendo accuratamente pianificato quello che dovrai affrontare il giorno successivo, ti permetterà di aver già cominciato il lavoro ancor prima di alzarti dal letto. Non indulgerai su quello che ti appresti a fare, ma comincerai da subito ad essere produttivo.

Dividi in Blocchi di Competenze le Singole Attività

L’imperativo della pianificazione è l’utilizzo dell’agenda. Non esiste pianificazione senza uno strumento di gestione del tempo, sia esso cartaceo o digitale. Personalmente, da sempre preferisco utilizzare un’agenda cartacea, in quanto mi permette con più agilità di apportare modifiche o inserire note dove voglio, in qualunque momento. Ma poco importa: ciò che conta è mettere nero su bianco l’organizzazione della giornata.

Quando lo fai, devi suddividere le attività per blocchi di competenza. Ma cosa vuol dire blocchi di competenza? I blocchi di competenza sono delle specifiche fasce orarie in cui ti dedicherai a determinati compiti: si riferiscono a periodi di tempo definiti durante la giornata in cui ci si dedica a un tipo specifico di attività o competenza. Questo approccio organizzativo suddivide la giornata lavorativa in segmenti o blocchi temporali dedicati a un certo tipo di compiti o competenze simili.

Quello che devi fare è identificare le attività simili che dovrai svolgere durante la giornata, siano esse lavorative o non lavorative. Ad esempio, potresti dedicare attività che richiedono maggiore concentrazione mentale al mattino, mentre al pomeriggio a compiti più operativi o incontri con collaboratori e personale.

Un’altra suddivisione potrebbe riguardare attività creative come la scrittura, la progettazione e lo sviluppo di nuove idee, da separare rispetto a funzioni più analitiche e ripetitive.

Organizzare la giornata in blocchi di competenza può essere estremamente vantaggioso per diverse ragioni:

Organizzare la Giornata in Blocchi Massimizza il focus

Suddividere la giornata in blocchi dedicati a specifiche competenze o tipologie di attività consente di concentrare l’energia mentale e la concentrazione su un’unica area. Ciò aiuta a evitare dispersione mentale e a massimizzare il focus su compiti simili.

Riduci lo stress da switch mentale

Passare da un tipo di attività all’altro può richiedere tempo per adattarsi e riorganizzare i pensieri. Organizzare la giornata in blocchi permette di ridurre questi “switch” e l’ansia associata, in quanto ti immergi in un’unica tipologia di lavoro per un periodo prolungato.

Migliora le prestazioni

Concentrare le attività simili in blocchi può aiutare a sviluppare una maggiore efficienza. Una volta immerso in un tipo specifico di compito, è più probabile che tu entri in uno stato di flusso, migliorando la produttività e la qualità del lavoro.

Migliora la gestione del tempo

Organizzare la giornata in blocchi di competenza può aiutare a pianificare meglio il tempo. Sapendo quando affrontare compiti specifici, puoi creare una routine che ottimizzi il rendimento in base al tuo picco di energia o ai momenti migliori per determinate attività.

Maggiore chiarezza mentale

Sapere cosa aspettarsi in ogni blocco di tempo fornisce una sorta di struttura mentale, aiutandoti a prepararti mentalmente per il lavoro che ti attende. 

Comincia Dalle Cose Difficili (Eat That Frog)

Ci sono diverse teorie e approcci riguardo all’ottimizzazione della produttività giornaliera, e l’idea di affrontare le cose difficili per prime è una strategia conosciuta come “Eat That Frog” (“Mangia quel ranocchio”, edizione italiana), coniata dallo scrittore Brian Tracy nel suo libro omonimo. Nel mio caso, è quella che mi ha dato più risultati e continua a darli. Posso affermare che ormai, questo approccio, è diventato un fedele alleato per organizzare la giornata.

L’idea di base è quella di iniziare la giornata affrontando il compito più difficile e importante, chiamato “rospo”, perché una volta fatto quello, tutto il resto sembrerà più facile.

Questa metodologia si basa sull’idea che risolvere le attività più impegnative all’inizio della giornata può portare a una maggiore produttività e senso di realizzazione. Quando affronti i compiti più difficili per primi, tendi ad avere più energia e chiarezza mentale. Inoltre, completando le attività difficili, si riduce lo stress e si evita di procrastinare su quei compiti, il che potrebbe portare a un accumulo di tensione e ansia nel tempo.

Importante NON è Urgente

La distinzione tra “urgente” e “importante” è una questione a cui sono particolarmente legato. Nel mondo del lavoro, tutto è diventato “urgente”: ogni incarico che ti viene assegnato deve essere svolto il più velocemente possibile, nel migliore dei modi. Bene, sappi che questa è una s*******a.

Impara a distinguere “importante” da “urgente”.

Le questioni “importanti” sono le prime che devono essere sbrigate, e riguardano attività che hanno un grosso rilievo, ad esempio, in termini di fatturato, rapporto col Cliente o, più semplicemente, per la tua famiglia. Sono questioni che non possono essere rimandate e devono essere affrontate col massimo dell’impegno e la maggiore celerità. Se sono attività impegnative, a maggior ragione devi occupartene subito.

Un’attività “urgente” può essere una semplice email, una chiamata, una piccola operazione che può essere compiuta in pochi minuti. Se questa non è “importante” e richiede poco tempo per essere sbrigata, che tu la faccia prima dell’attività “importante” o dopo, cambia poco. Quindi, l’urgenza mettila dopo l’attività importante.

Solo qualora un’attività è importante e urgente allora te ne devi occupare in prima battuta.

Assimila bene quello che ti ho scritto e fidati, è un concetto che ci ho messo un po’ a metabolizzare, ma fa la differenza.

Organizzare la Giornata Ritagliando spazi per Te Stesso

Invece di pianificare giornate intere per fare cose che ti piacciono, impara a inserire attività piacevoli all’interno della tua pianificazione giornaliera: la lettura di un libro, allenarti, rilassarti sul divano, guardare i Social. Si, anche i Social. Come ti spiegavo nell’articolo “come essere più produttivi”, è importante pianificare anche il tempo “perso” o comunque non produttivo.

Pianificando le “perdite di tempo” farai in modo di inserirle all’interno di uno spazio temporale definito, evitando le distrazioni “momentanee” che ti deconcentrano e risultano deleterie per il tuo lavoro.

Anche le giornate infrasettimanali possono contenere momenti di puro svago, meglio se orientati verso l’apprendimento di una nuova abilità o la tua salute (es. palestra).

Considerazioni Finali

Concludendo, organizzare la giornata è fondamentale per raggiungere obiettivi ambiziosi e affrontare sfide quotidiane con successo. Una pianificazione accurata a medio e lungo termine è cruciale per il tuo futuro, poiché le abitudini quotidiane sono i semi che coltiveranno la tua foresta rigogliosa.

Il primo passo è pianificare la sera prima, eliminando l’ansia da prestazione, garantendo maggiore controllo sulle attività e iniziando la giornata ancor prima di svegliarti. Utilizzando blocchi di competenza, suddividi le attività in fasce orarie specifiche, massimizzando il focus, riducendo lo stress da switch mentale e migliorando le prestazioni complessive.

Affrontare le cose difficili per prime, seguendo l’approccio “Eat That Frog”, è una strategia efficace per massimizzare la produttività. Impara a distinguere tra “importante” e “urgente”, dando priorità alle attività di grande rilievo. Infine, ritaglia spazi per te stesso all’interno della giornata, inserendo momenti di svago pianificati per migliorare la tua produttività complessiva.

Seguendo questi 5 passaggi pratici e semplici, potrai creare un piano giornaliero realistico che ti condurrà al termine di ogni giornata con soddisfazione, senza stress e ansia. Inizia oggi stesso a implementare queste strategie per un cambiamento positivo nella tua organizzazione quotidiana.